内部統制システム構築に
関する基本方針
内部統制システム構築に関する基本方針
わかやま市民生活協同組合(以下、「当組合」)は、「事業をとおして組合員(県民)への貢献」を実現することを目的とし、健全な組織運営と事業経 営を実施するとともに、社会的役割を発揮し、組合員(県民)の信頼と期待に応えます。
これらを実現するために、次のとおり内部統制システム構築に関する基本方針を定めます。「業務の有効性及び効率性」「財務報告の信頼性」「事業活動に関わる法令等の遵守」「資産の保全」の４つの目的を達成するための体制整備に努めます。
当組合は、内部統制の体制整備・運用状況について継続的に評価し、必要に応じて改善を行ない、実効性のある体制の構築に努めます。
1.理事及び、職員の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
(1)理事会は、「理事会規則」に基づき、月１回開催し、必要に応じて適時臨時に開催します。総代会議決及び法令・定款等を踏まえ、適正に業務執行の意思決定を行ないます。理事は、代表理事、常勤理事の職務執行を監督します。
(2)理事会議決に当たっては十分かつ適切な情報を理事に提供し、理事は経営判断原則に留意して審議、決定に努めます。
(3)理事、及び職員は、法令・定款、諸規則等を遵守し、公正で高い倫理観をもって行動することにより、組合員及び地域社会から信頼される組織風土を構築します。
(4)被監査部門から独立した内部監査担当を配置し、(内部監査規程に基づき、)適宜内部監査を実施し、業務の適正性と効率性を検証します。
(5)公益通報者保護法に基づき、すべての役職員(委託・派遣・退職者含む)が利用できるヘルプライン受付窓口を設置し、適切に運用します。
2.理事の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
(1)総代会、理事会、常勤役員会の議事録は、法令及び規則の定めに従って作成し、適切に保存・管理します。その他法令上管理が求められる法定帳票類等は規則・規程にしたがって保存・管理します。
(2)上記議事録の他、重要な会議の報告書は、各会議の規則等の定めに従って作成し、適切に保存・管理します。
(3)「情報開示に関する規則」に基づき、事業及び財務の状況に関する情報について、開示基準、範囲、手続きを定め、適切に運用します。
3.損失の危機の管理に関する規程その他の体制
(1)生協全体及び各部署・事業所に関するリスクを特定し、発生の可能性・影響の度合いを評価して、対応すべき重要なリスクを決定します。対応すべき各々のリスクについて責任体制、優先順位、対応方法を明確にし、進捗管理を行ないます。
(2)重大商品事故、(大規模)災害、新型インフルエンザなどクライシスが発生したときの対応について、対応マニュアル、事業継続計画を整備します。マニュアルや計画は継続的に改善します。
(3)「車両管理規程」及び「安全運転マニュアル」に基づき、安全運転を推進します。
(4)「個人情報保護方針」及び関連する諸規程、マニュアルに基づき、個人情報を適切に保存・管理します。
4.理事の職務の執行が効率的に行なわれることを確保するための体制
(1)理事会は、業務執行を円滑かつ効果的に行なうために常勤役員会を設置します。
(2)常勤役員会は、理事会に付議すべき事項を整理し、理事会決定した方針を具体化するとともに、重要な業務について協議、決定し執行します。
(3)理事の業務の分担に関して意見の調整・交流をはかるために常任理事会議を設置します。
(4)必要に応じて理事会に付議すべき事項等について、意見交換及び相互認識を深めるために理事懇談会を開催します。
(5)代表理事は、常勤理事及び、職員の業務分担と職務権限を明確にし、効率的かつ適切な事業執行を行なうための業務組織機構を編成します。
5.当組合及び子会社における業務の適正を確保するための体制
(1)当組合の常勤理事が、子会社の取締役を兼務し、子会社の業務執行を監督します。
(2)理事会は、子会社の決算報告を受け、常勤役員会は、事業内容の定期的な報告を受け、重要案件については事前協議・承認を行なうこととします。
(3)当組合及び子会社は、当組合の監事会が管理上重要と思われる事項についての報告を求めた場合、これに応じます。
6.監事がその職務を補助すべき職員を置くことを求めた場合における当該職員に関する事項
(1)監事による監査の実効性を高め、監査職務の円滑な遂行を確保するために「監事会規則」に基づき、監事の職務を補助する監事会事務局を設置します。
(2)監事会事務局の人事に関する事項は、代表理事と監事会が協議し、同意を得て定めます。
(3)監事会事務局に任命された職員は、監事の指揮命令のもと監事会運営に関する事務を行ないます。
7.理事及び職員が監事に報告するための体制その他監事への報告に関する体制
(1)監事が理事会、その他重要な会議に出席し、必要に応じて意見を述べることのできる体制を確保します。
(2)理事及び、職員は、監事がその職務を遂行する上で必要と認めた事項について報告を求められたときは、すみやかに報告します。
(3)理事及び、職員は、当組合に著しい損害を及ぼす恐れのある事実、理事の職務の執行に関し不正の行為又は法令・定款等に違反する重大な事実があることを発見したときは、すみやかに当該事実を監事に報告します。
8.その他監事の監査が実効的に行なわれることを確保するための体制
(1)代表理事は、監事会と定期的に会合をもち、意見交換及び相互認識を深めるよう努めます。
